Mukaan tapaamiseen kutsutaan sellaisia henkilöitä, joita asia eniten koskee. Tukihenkilöitä voi myös olla useampia, mutta silloin on tärkeää, että osapuolilla on yhtä monta henkilöä ja ne ovat etukäteen osapuolilla tiedossa. Istutaan mieluiten tuolit ympyrän muodossa. Jokin pieni tarjoilu on myös suositeltavaa ilmapiirin rentouttamiseksi. Tapaamiseen on hyvä varata 1,5-2 tuntia aikaa.